BSS UYGULAMALARI İÇİN TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA TEKNİĞİ

Hasan TAŞPINAR

Bir IT projesi olarak hayata geçirilen BSS uygulamalarında teknik şartname, uygulamanın kalbidir. Hazırlanması da bir o kadar özen ve zahmet gerektirir.

Teknik şartname zor bir süreç sonra hazırlanabilir. İçersinde onlarca uzmanlık konusunu barındırır. Esas itibariyle BSS uygulamasını hayata geçirecek firmanın müeyyidelerini oluşturması dolayısı ile de projenin anayasası niteliğindedir.

Öncelikle konu ile ilgili söylenecek olanın teknik şartnameyi hazırlayacak ekibin bu işi daha önce yapmış olmasının gerektiğidir.

Başlangıç için teknik şartnamenin açık ve anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir. Tanımlamalar içinde giriş bölümünde bir bölüm oluşturulmalıdır.

Otomasyon alt yapısını oluşturacağımız iş içeriğinin hangi uygulama kapsamında hayata geçirileceğinin belirlenmesi sonrasında, hayata geçirilecek uygulamanın, kurumumuzda mevcut olan IT uygulamalarıyla yeknesaklık sağlaması amacıyla teknik alt yapı unsurlarının seçimine dikkat edilerek teknik şartname hazırlamak gerekir. Hayata geçireceğimiz uygulama, daha önce hayata geçirilecek IT uygulamaları ile bütünleşik, kurumun mevcut güvenlik şemsiyesinin altında sorunsuz vb. çalışabilmelidir.

Kurumun tüm teknik alt yapı yapısının oluşturulmasında ISO 27001, ITIL 20000 vb standartlar hedef alınmalıdır.

Belirtilen bu yaklaşımların esas alınmasından sonra, teknik şartname içeriğinde yer alması gereken bölümleri genel hatları şöyle sıralayabiliriz.

İşin konusu; Yapılacak işin konusun ve kapsamının açıklandığı bölümdür. Burada kurumun ihtiyacı olan işin çerçevesi çizilir. İş tanımı açık ve net olmalıdır. Ayrıca, işin adı burada belirtilir.

Referans ve yeterlilik; Referans ve yeterlilik kısmında IT Projesinin hayata geçirecek firmanın seçiminde, firmanın uygulama tecrübesi, hayata geçirdiği uygulamanın olması gereken mali değeri, uygulamanın olması gereken konusu, firmanın olması gereken faaliyet alanı ve faaliyet tecrübesi yer alır.

Referans ve yeterlilik kısmının hazırlanmasında oluşturulacak kıstaslar ile hedef, bu işi gerçek anlamda yapabilecek firmaların seçilmesi olmalıdır. Ancak bunu yaparken mutlaka göz önünde bulundurulması gereken diğer bir konu rekabet ortamının sağlanması olmalıdır. Tam rekabetin sağlanması için üç firmanın katılımı yeterlidir.

Genel şartlar; Uygulamanın nasıl olması gerektiğinin anlatıldığı kısımdır. Kurum ile işi yapan firma arasında yapılacak sözleşmenin bağlayıcı maddeleri burada sıralanır. Firmaların iş çözümü tekliflerinde yeknesaklık sağlanması amacıyla, iş çözümü için kurulacak sistem elemanları ( sunucu’ lar ve kapasiteleri, işletim sistemleri, veritabanı, güvenlik yazılım vb.) sayıları burada belirtilir. Bu bölümü hazırlamak çok iyi bir sistem kurulum uzmanlığı ister. İşin hayata geçirilmesi sırasında firmanın sağlayacağı, proje yöneticisi, yazılım uzmanı, güvenlik uzmanı vb. uzmanlarının niteliği ve sayısı burada belirtilir. Bu zorunluluklar aynı zamanda firmanın olması gereken uzmanlık düzeyi kıstaslarından biri olur.

Bilgi gizliliği ile ilgili detaylar yine bu bölümde yer alabilir.

Yazılım özellikleri; Burada yazılımın açık kodlu, platform bağımsız olması gerektiği ifade edilmelidir. Firmanın iş uygulaması için teklif edeceği yazılım en son sürüm yazlım olması istenmelidir. Daha sonrasında yazılımın olması gereken yetenekleri burada sıralanır. Yazılımın teklif edilecek veya mevcut donanımlar ve yazılımlar ile uyumlu çalışması, performans kıstasları yine burada belirtilmesi gereken detaylardır.

Donanım özellikleri; Donanım özellikleri, yazılım özellikleri benzer nitelikler taşır. Donanım seçiminde 7*24 çalışma esası gözetilmeli ve tasarlanan sistem mimarisine göre donanım temin edilmelidir. Şayet sistemde felaket yönetimi tasarlanıyor ise alınacak donanım ürünleri iki katına çıkabilir. Bu detaylar mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır. Alınacak donanım özellikleri sayıları vb. kurulacak sistem mimarisi ve felaket yönetimi politikalarına göre de değişim gösterir.

Eğitim; Bu bölümde, kurum personelinin alacağı ve alması gereken eğitimlerin detayları yer alır. Teknik eğitimler, son kullanıcı eğitimleri, bunların hangi konularda olacağı, eğitimlerin projenin hangi aşamalarında verileceği, eğitim alacak personel sayısı ve eğitim sonrası verilecek dokümanların şekli burada belirtilir.

Garanti ve garanti sonrası bakım ve onarım hizmetleri; İşin teslimi ve geçici kabul sonrası başlayan garanti süresince, garanti süresi sonrasında, firmanın ücretsiz, ücretli olarak vereceği desteğin detayları bu bölümde yer alır.

Yukarda belirtilenlerle beraber, yapılacak işin süresi ve aşamaları, bütünleşme şartları, raporlama özellikler ve şekilleri, geçici kabul, kesin kabul şartları, ceza şartları, işin teslim yeri, kurum mevcut yapısı bilgilendirme notları da teknik şartname içinde yer almalıdır.